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　このたび、当協議会におきまして個人情報紛失事案が発生いたしました。

　このような事態を招き、生徒様・保護者様・学校様ならびに関係する皆様方に、多大なご迷惑をおかけいたしましたことを心よりお詫び申し上げます。今回の事態を重く受け止め、今後、個人情報を含む書類の適正な管理と再発防止を徹底してまいります。

１．概要

 　打ち合わせのため、事業所より名簿を持参し、打ち合わせ会場にバイクで移動しました。打ち合わせ終了後、事業所に戻り、バイク後部に設置してあるカゴに入れておいた名簿がないことに気づきました。移動経路を探しましたが、発見には至っておりません。また、東村山警察署、新座警察署に確認を行いましたが、該当物と思われる届出はありませんでした。

２．発生日時

　　令和６年１２月４日（水）１７時～１７時３０分ころ

３．紛失書類の内容

　　ボランティア活動証明書発行を希望する生徒・児童の名簿一覧　計５３名分 

４．紛失書類に記載されていた個人情報

　　氏名（フルネーム）、学校名（3校）、部活名、学年　　

５．原因

　　バイクの後部カゴにクリアファイルにはさんだ書類を入れて移動しており、運搬方法に問題がありました。　　

６．当該名簿に掲載されていた方への対応

　　生徒様・保護者様に文書にて謝罪いたします。また、同文書において、経緯の説明とお詫びのための個別訪問について案内いたします。（令和６年１２月２０日までに、全ての生徒様・保護者様に謝罪をいたしました。）

 

７．その他関係機関等への対応

　　事態発生後、直ちに当該生徒・児童の在籍する学校に報告するとともに、清瀬市、清瀬市教育委員会に報告いたしました。また、個人情報保護委員会へ情報提供を行いました。

８．再発防止策

　　個人情報を含む書類の取扱いについて、個人情報保護規程に則り厳格に取り扱うよう、職員全員に注意喚起を行いました。また、個人情報の取扱いについての研修会を定期的に実施し、再発防止に向け取り組んでまいります。